Gemeindeprüfungsanstalt nimmt Verwaltung unter die Lupe

Haushaltssituation besorgniserregend

Hattingen / Herne. Im Rahmen der turnusmäßigen Prüfungen von Kommunen in NRW durch die Gemeindeprüfungsanstalt (gpaNRW) wurden jüngst auch im Rat der Stadt Hattingen die von der gpaNRW analysierte Haushaltssituation und die Prüfungsergebnisse vor-gestellt. Die Empfehlungen in den weiteren untersuchten Prüfgebieten und Handlungsfeldern haben Prüfer Christian Schormann, Projektleiterin Friederike Becker-Walscus und Simone Kaspar, Stellvertreterin des Präsidenten der gpaNRW, der Lokalpolitik präsentiert.

Die Stadt Hattingen konnte durch Übertragung der Kanalnutzungsrechte 2020 einen großen Beitrag zur Entschuldung leisten sowie ihre Liquiditätslage verbessern. Die finanzielle Situation ist aber weiterhin deutlich angespannt. „Die Haushaltssituation ist besorgniserregend und zeigt weiterhin einen sehr hohen Handlungsbedarf, denn die Stadt Hattingen ist bilanziell überschuldet. Sie kann diesen Fehlbetrag nicht durch Eigenkapital decken und befindet sich in der Haushaltssicherung mit dem Zieljahr für den Haushaltsausgleich in 2034.“, so Simone Kaspar.

Deutliche Defizite sowie Erhöhung der Verbindlichkeiten erwartet

In der Prognose bis 2028 erwartet die Stadt jährlich deutliche Defizite und plant zudem eine Erhöhung der Liquiditäts- und Investitionskredite. „Die schwierige Haushaltssituation der Stadt Hattingen ist bei allen von der gpaNRW getroffenen Feststellungen und Empfehlungen besonders zu berücksichtigen. Deren Umsetzung ist vor dem prioritären Ziel der langfristigen Haushaltsentlastung unter Abbau der bilanziellen Überschuldung zu bewerten“, unterstreicht Projekt-leiterin Friederike Becker-Walschus.

Grundsätzlich ist die Stadt Hattingen in der Haushaltssteuerung gut aufgestellt. Es fehlt aber an vielen Stellen noch an einer Verschriftlichung von Leitplanken, die für eine Handlungssicherheit aus Sicht der gpaNRW sinnvoll sind. „In diesem Zusammenhang empfehlen wir der Stadt insbesondere, verbindliche Wertgrenzen und Mindeststandards für Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen festzulegen und die strategischen Leitplanken und Verfahrensweisen sowie Zuständigkeiten im Kreditmanagement zu dokumentieren“, so Friederike Becker-Walschus.

Zahlungsabwicklung wirtschaftlich, Vollstreckung mit Optimierungspotenzial

Die Aufgaben der Zahlungsabwicklung nimmt die Stadt Hattingen wirtschaftlich wahr. Gemessen am Fallaufkommen setzt sie weniger Personal ein als die meisten Vergleichsstädte. Handlungsmöglichkeiten sieht die gpaNRW insbesondere in einer Erhöhung der SEPA-Lastschriftmandate sowie einer unterjährigen Steuerung der ungeklärten Einzahlungen. In der Vollstreckung besteht Handlungsbedarf in der Definition und Auswertung relevanter Daten, um gerade vor dem Hintergrund der Haushaltssituation die Vollstreckungsarbeit effektiv steuern zu können. Die gpaNRW begrüßt so die geplante Einführung einer neuen Finanzsoftware.Mehr freiwillige Ausschüsse und häufigere Sitzungen im Vergleich

Die Prüfungsergebnisse der Gremienarbeit beziehen sich auf den Zeitpunkt vor der Kommunalwahl 2025 und wurden der Stadt bereits für die konstituierende Sitzung des Rates zur Verfügung gestellt. „Die Gremienstruktur zeigt, dass die Stadt Hattingen mehr freiwillige Ausschüsse vorhält als der Durchschnitt der mittleren kreisangehörigen Städte in NRW. Auch die Häufigkeit der Sitzungen lag zum Prüfungszeitpunkt erkennbar über dem interkommunalen Durchschnitt“, so Prüfer Christian Schormann.

Einwohnerbezogen positioniert sich die Stadt Hattingen bei den Aufwandsentschädigungen für die Gremienmitglieder unter dem Median der Vergleichsstädte und gewährt die Fraktionszuwendungen gemäß der rechtlichen Mindestregelungen. Regelungen zu digitalen und hybriden Gremiensitzungen, die die Handlungsfähigkeit von Lokalpolitik und Verwaltung in Krisensituationen erhöhen, hat die Stadt in ihre Hauptsatzung und Geschäftsordnung aufgenommen.

Aufbau von Wissenstransfer und Prozessmanagement wegen Personalfluktuation fortsetzen

Die Stadt Hattingen hat die relevanten Informationen für eine langfristige Sicherung ihrer Handlungsfähigkeit im Bereich Personal, Organisation und Informationstechnik grundsätzlich im Blick. „Die Personalarbeit ist modern und vorhandene Strukturen und Prozesse sind etabliert. Ebenso verfügt die Stadt über transparente und effektive Verfahren im IT-Service-Management“, lobt Christian Schormann. Handlungsmöglichkeiten sieht die gpaNRW insbesondere in der Festlegung konzeptioneller Rahmenbedingungen sowie im Aufbau eines strukturierten Wissensmanagements. Hieran koppeln kann die Stadt ihren geplanten Aufbau eines Prozessma-nagements, wobei klare Ziele sowie Kennzahlen zur Bewertung von Prozessoptimierungen festzulegen sind.

Stärkung der interkommunalen Zusammenarbeit vorantreiben

Die bereits flächendeckende Einführung der elektronischen Aktenführung zeigt die Digitalisierungserfolge der Stadt Hattingen. Diese gilt es weiter auszubauen, beispielsweise durch einen elektronischen Rechnungsworkflow. Da die Stadt Hattingen die meisten ihrer Aufgaben in Eigenregie wahrnimmt, ist die Personalquote vergleichsweise hoch. Eine Stärkung der interkommunalen Zusammenarbeit und der Ausbau der Verwaltungsdigitalisierung bieten noch Optimierungspotenzial.

Die örtlichen Strukturen der Stadt Hattingen, mit u. a. dem Risiko von Waldbränden oder Ruhr-Überschwemmungen, erfordern ein effektives und effizientes kommunales Krisenmanagement. „Die Stadt Hattingen ist hier bereits gut aufgestellt und hat einen Stab für außergewöhnliche Ereignisse (SAE) eingerichtet. Sie erreicht in diesem Prüfgebiet einen Erfüllungsgrad von 79 Prozent und liegt über dem Durchschnitt der Vergleichskommunen (Median: 65 Prozent)“, so Christian Schormann. Handlungsmöglichkeiten sieht die gpaNRW insbesondere noch in den Teilerfüllungsgraden „Prävention und Vorbereitung“ sowie „Schulung und Übung“ – beispielsweise durch formale Regelungen zur Einbindung von Spontanhelfenden oder das Angebot von Übungen für den SAE.

Schriftliche Verfahrensstandards für die wirtschaftliche Jugendhilfe erarbeiten

Die Stadt Hattingen gehört zu den 25 Prozent der Vergleichsstädte mit den niedrigsten einwoh-nerbezogenen Aufwendungen in der Hilfe zur Erziehung. Ursächlich hierfür sind insbesondere die gute (Fall-)Steuerung sowie ein ausgeprägtes präventives Angebot. Allgemeine Kostensteigerungen und Tariferhöhungen bei den freien Trägern wirken sich aber auch in Hattingen haushaltsbelastend aus. Somit gewinnt die Refinanzierung durch Kostenerstattungen umso mehr an Bedeutung. „Die Stadt Hattingen ist auch hier gut aufgestellt und macht die Kostenerstattungen vollumfänglich geltend. Bearbeitungsrückstände bestehen nicht“, lobt Projektleiterin Friederike Becker-Walschus. Handlungsmöglichkeiten sieht die gpaNRW noch bei den Controllingtätigkeiten im Jugendamt durch die Einbindung der wirtschaftlichen Jugendhilfe. Zudem sollte die Stadt auch für die wirtschaftliche Jugendhilfe schriftliche Verfahrensstandards erarbeiten.

„Jahre der Haushaltssicherung und -sanierung haben Spuren hinterlassen. Erzielte Erfolge werden nun erneut einem Stresstest unterzogen und erfordern weiterhin konsequente Haushaltskonsolidierung. Die Ergebnisse unserer Prüfung und unsere Empfehlungen können und sollten Sie für Optimierungen nutzen. Darüber hinaus stehen wir Ihnen gerne bei individuellem Bedarf mit unserem vielfältigen Beratungsangebot zur Seite“, so Vizepräsidentin Simone Kaspar.

Bürgermeisterin Melanie Witte-Lonsing erklärt abschließend zu den Ergebnissen der gpaNRW: „Die Erkenntnisse aus dem Prüfungsbericht bestätigen im Wesentlichen unseren eingeschlagenen Weg in Hattingen. Er leistet einen Beitrag zur weiteren Optimierung der Verwaltungsabläufe.“

Infos zur gpaNRW und deren turnusgemäßen Prüfung

Die gpaNRW hat die Stadt Hattingen im Rahmen der turnusgemäßen Prüfung aller mittleren kreisangehörigen Kommunen mit einer Einwohnerzahl von bis zu 60.000 in folgenden Prüfgebieten untersucht:

Finanzen

Zahlungsabwicklung und Vollstreckung

Gremienarbeit

Personal, Organisation und IT

Kommunales Krisenmanagement

Hilfe zur Erziehung

Alle Feststellungen und Empfehlungen der gpaNRW zu den thematischen Handlungsfeldern sind im Prüfungsbericht für die Stadt Hattingen zusammengefasst.

Die gpaNRW ist Teil der staatlichen Aufsicht des Landes über die Kommunen und wurde im Jahr 2003 gegründet. Sie hat ihren Sitz in Herne. Ihr ist durch Gesetz und Gemeindeordnung die überörtliche Prüfung aller 396 Kommunen, der 30 Kreise sowie der Städteregion Aachen, der beiden Landschaftsverbände und des Regionalverbandes Ruhr (RVR) übertragen. Präsident der gpaNRW ist seit 15. September 2023 Bürgermeister a. D. Michael Esken.

Die ausführlichen Prüfungsberichte mit allen Prüfgebieten, Handlungsfeldern und Empfehlungen veröffentlicht die gpaNRW unter www.gpa.nrw.de.

Foto Stadt Hattingen:

hinten v.l.n.r. Christian Schormann (GPA, Prüfer), Friederike Becker-Walschus (GPA, Leitung der Prüfung), Frank Mielke, Kämmerer / Fachbereichsleitung FB 11 mit Dezernentenfunktion

vorne v.l.n.r. Simone Kaspar, GPA, Stellvertreterin des Präsidenten und Bürgermeisterin Melanie Witte-Lonsing