Schulsekretariate im Fachbereich Schule und Sport FB 40

Mitarbeiterin/Mitarbeiter (m/w/d)

Schulsekretariate

im Fachbereich „Schule und Sport“ (FB 40)


Die Stadt Hattingen -rd. 56.000 Einwohnerinnen und Einwohner (m/w/d) – hat folgende unbefristete Stellen zu besetzen:


  • ab Juli 2020 das Sekretariat des Gymnasiums Schul­zentrum in Holthausen

    (20 Std./Woche) sowie

  • ab November 2020 die Sekretariate der Grundschulen Alt Blankenstein

    (6 Std./Woche) und Bredenscheid (6 Std./Woche)

Das Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen:


Unterstützung der Schulleitung:


  • Erledigung von Schreib- und Kopierarbeiten für die Schulleitung

  • Mitarbeit bei der Erstellung von Statistiken und Übermittlungen an IT-NRW; Umgang mit Schulsoftware SCHILD

  • Unterstützung der Gremienarbeit an den Schulen

  • Lernstandserhebungen, zentrale Abschlussprüfungen, Abiturvorbereitungen

  • Mithilfe bei der Organisation von Spiel-, Sport- und Schulfesten

  • Mithilfe bei der Organisation von Schulfahrten und Ausflügen


Allgemeine Schulsekretariatsaufgaben, z.B. Terminkoordination, Annahme und Weiterleitung von Telefonaten, Internetrecherche, Postein- und -ausgänge etc.


Hauhalts-, Kassen- und Rechnungswesen

Verwaltung des Schulbudgets, Führen von Sonderkassen und Verwaltung des Inventars


Registraturarbeiten und Materialbestellung



Unterstützung und Bearbeitung der Angelegenheiten der Schülerschaft:


  • Mithilfe bei der Durchführung der Anmeldeverfahren

  • Mithilfe bei der Überweisung in andere Schulen

  • Mithilfe bei der Überwachung der Schulpflicht

  • Verwaltung der Schülerdaten und – akten

  • Pflege von Schülerdaten, Klassenlisten, Klassenbüchern

  • Entgegennahme und Weiterleitung von Meldungen (z.B. Unfall-, und Krankmeldungen)

  • Fahrtkostenangelegenheiten der Schülerschaft und sonstige Serviceaufgaben u.a. Zeug­niskopien, Beglaubigungen, Schülerausweise, Schulbescheinigungen


Unterstützung des Lehrpersonals:


  • Verwaltung der Lehrerakten und Pflege der Lehrerdaten

  • Krank- und Gesundmeldungen des Lehrpersonals

  • Mithilfe bei Maßnahmen nach dem Infektionsschutzgesetz

Zusätzlich kann es zu schulspezifischen besonderen Aufgaben kommen.


Ihre Einstellungsvoraussetzungen:


Abgeschlossene Ausbildung als


  • Verwaltungsfachangestellte/r, Angestelltenlehrgang I

  • Kauffrau/Kaufmann für Bü­rokommunikation/Büromanagement (wünschenswert mit Schwerpunkt in der Verwaltung)

  • oder vergleichbare Qualifikation


Neben einem gewandten Umgang mit internen und externen Besucherinnen und Besuchern ist es wichtig, ein Organisationstalent, belastbar und flexibel zu sein. Ein sicheres Beherrschen der allgemeinen Software wie u.a. LibreOffice, Outlook wird vorausgesetzt.


Wünschenswert wären Vorkenntnisse bzw. Erfahrung im Bereich klassischer Sekre­tariatstätigkeit/Assistenz (im besten Fall in einem Schulsekretariat).


Die Stellen können einzeln oder in Kombination besetzt werden, die Vergütung richtet sich nach der Entgeltgruppe 06 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD).


Bewerbungen bitten wir bis zum 12.07.2020 ausschließlich über das Online-Stellen-Portal Interamt abzugeben:


für die Stelle im Gymnasium Schulzentrum unter folgendem Link www.interamt.de unter der Stellen-ID Nummer 598554


für die Stellen in den Grundschulen Alt Blankenstein und Bredenscheid unter folgendem Link www.in­teramt.de unter der Stellen-ID Nummer 598588


Für Rückfragen steht Ihnen Frau Domke unter der Telefonnummer 02324/204-3326 oder E-Mail:

a.domke@hattingen.de gerne zur Verfü­gung.


Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass etwaige Kosten, die Ihnen mit der Wahrnehmung von Vor­stellungsgesprächen entstehen, nicht übernommen werden können.

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